Project- en communicatiesupport

We zijn op zoek naar een project- en communicatiesupport die ons team SURF Vendor Compliance komt versterken. Krijg jij energie van een spilfunctie? Wil je bij een mooie organisatie werken en collega’s ondersteunen bij processen en projecten (zoals DPIA’s: Data Protection Impact Assessments)? Houd je ook nog eens van afwisseling en leer je SURF graag kennen? Dan is dit de functie voor jou!

Hier ga je werken

SURF is de ict-coöperatie van Nederlandse onderwijs- en onderzoeksinstellingen. Samen met hen werken we aan digitale diensten en complexe innovatievraagstukken om de kwaliteit van onderwijs en onderzoek te verhogen.

Wie bij SURF werkt, werkt bij een unieke en open organisatie. Dat merk je aan alles: de structuur van de organisatie, de opzet van de projectteams, de cultuur op onze kantoren en de onderlinge sfeer. SURF biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden en gaat flexibel om met de werk/privé-balans. Medewerkers werken graag zelfstandig. Daarnaast krijgt iedereen de ruimte en de vrijheid om talenten zo goed en breed mogelijk in te zetten en te ontwikkelen.

In dit team kom je terecht

De unit Procurement & Delivery koopt samen in, maakt compliance-afspraken en levert ict aan de leden van SURF. Belangrijk onderdeel zijn afspraken over privacy en veilige dataverwerking. Dat doet het team SURF Vendor Compliance. We voeren privacy & security risicoanalyses uit op diverse leveranciers die veel worden gebruikt binnen de educatie- en research sector. Ook maken we afspraken met leveranciers, houden we toezicht, geven informatie en ondersteunen SURF-leden in compliance-trajecten. Voorbeelden van ons werk vind je terug op onze Vendor Compliance website.

Het team SURF Vendor Compliance (SVC) is het afgelopen jaar gegroeid naar een leuk team van 9 personen. Het team kenmerkt zich door veel enthousiasme, energie en professionaliteit. Plezier is een belangrijk component, dit nemen we ook mee in teamevents die we in ieder geval elk kwartaal organiseren. We geven persoonlijke groei ruimte door deelname aan cursussen en (internationale) conferenties. Die conferenties zijn vaak ook een mooi moment van teambuilding.

Dit ga je doen

Je bent volwaardig onderdeel van de projectteams die bestaan uit een projectlead/relatiemanager, privacy jurist, security expert en een technisch geweten. Je werkt dus intensief samen met het hele team. Het doel van jouw werkzaamheden is dat de dienstverlening en projecten soepel verlopen. Jouw rol bestaat uit twee componenten namelijk project support en communicatiesupport.

Projectsupport

• Je plant resources, overleggen en kick-offs, zowel intern als met externe leveranciers;
• Je beheert en structureert ontvangen documentatie en denkt mee over procesoptimalisatie;
• Je bewaakt de voortgang van DPIA-projecten (planning, voortgang, het aanleveren van documentatie, communicatie) en houdt dit bij in onze planner;
• Je ontwikkelt en onderhoudt checklists voor het DPIA- proces;
• Je verzorgt de administratieve start en afronding van projecten, zoals het inrichten van Teams-omgevingen en het uitzetten van enquêtes.

Communicatiesupport

• Je ondersteunt bij het opstellen van documenten in het kader van user-adoption, zoals bijvoorbeeld handleidingen, FAQ’s en het aanbrengen van de final touch op deze documenten;
• Je verzamelt ‘lessons learned’ en helpt deze te vertalen naar procesverbeteringen;
• Je organiseert webinars en verzorgt de bijbehorende communicatie;
• Je stemt alle communicatie intern af met het corporate communicatieteam en houdt onze eigen website up-to-date;
• Je zorgt voor hoogkwalitatieve vertalingen van onze DPIA’s en rapporten (NL-EN);
• Je beheert onze algemene mailbox.

Dit breng je mee

Je bent nieuwsgierig, ambitieus en ondernemend. Je neemt je werk serieus en bent scherp op de inhoud, zacht en met een lach naar het team en je collega’s. Je deelt actief kennis binnen het team en staat ook open om te leren. Met jouw analytische blik, nauwkeurige werkwijze en resultaatgerichtheid weet je structuur aan te brengen en zaken voor elkaar te krijgen.

Daarnaast heb je

• MBO+ werk- en denkniveau en analytisch vermogen;
• Een nauwkeurige en resultaatgerichte werkstijl;
• Sterke communicatieve vaardigheden;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (vanwege internationale leveranciers);
• Affiniteit met ict & onderwijs en de ontwikkelingen daarin (technische kennis is geen vereiste); De ambitie om een volgende stap te zetten in je carrière.

Voldoe je hier niet aan, maar word je wel enthousiast van deze vacature, reageer dan vooral.

Bij SURF doen we onze werving met veel plezier zelf, acquisitie stellen we daarom niet op prijs.