Management Assistent

We zijn op zoek naar een Managementassistent die ons team Office Management & Project Office komt versterken. Krijg jij energie van samen met jouw team een mooie organisatie te ondersteunen bij onder andere het beheren van processen, projecten en programma’s? Ben je flexibel, nieuwsgierig en ga je graag aan de slag bij een organisatie met maatschappelijk belang? Dan is deze functie bij SURF ideaal voor jou!

Over SURF en het team Office Management & Project Office

SURF is de samenwerkingsorganisatie voor ict voor het Nederlandse onderwijs en onderzoek. SURF werkt samen met onderwijs- en onderzoeksinstellingen aan ict-voorzieningen en ict-innovatie om de kansen van digitalisering optimaal te benutten.

Het team Office Management & Project Office (OM&PO) is onderdeel van de afdeling Beleid, Advies & Support. Office Management & Project Office biedt management ondersteuning en project support aan de hele SURF organisatie. Het Office Management team is opgedeeld in meerdere subteams. Ieder subteam ondersteunt één van de bedrijfstakken binnen SURF (Strategie & Bedrijfsvoering, Dienstverlening en Innovatie). Het OM&PO team is een hecht, hardwerkend team, waar ook altijd ruimte is om samen een kopje koffie drinken.

Het team ontzorgt, denkt mee en draagt bij aan een efficiënte en effectieve uitvoer van werkzaamheden. Het team vervult een ‘spilfunctie’ binnen de SURF organisatie, wat het leggen van verbindingen tussen de afdelingen vereenvoudigt. Elk subteam werkt onderling nauw samen, heeft een eenduidige manier van werken en is flexibel en breed inzetbaar.

Wat houdt de functie in?

Als managementassistent maak jij deel uit van het subteam Support Bedrijfsvoering (SB). Jullie ondersteunen de gehele bedrijfsvoeringtak, inclusief 3 managers en hun teamhoofden. Met de vele aspecten van deze functie binnen onze dynamische organisatie verveel je je nooit. Het subteam SB is onder andere verantwoordelijk voor de finance, HR en communicatie-afdeling binnen SURF.

Binnen dit team overzie je de gehele organisatie en ben je een aanspreekpunt voor je collega’s. Je blijft op de hoogte van de ontwikkelingen binnen SURF en onderhoud je intern contact om over voortgang te informeren, af te stemmen en te organiseren. Je zorgt voor een soepel verloop van de opgestelde processen, beheert complexe afspraken en agenda’s en ondersteunt bij het organiseren van vergaderingen, heidagen en teamuitjes.

Wat ga je precies doen?

Je biedt ondersteuning in de breedste zin van het woord. Jouw takenpakket is breed en divers; geen dag is hetzelfde. Enkele voorbeelden van de werkzaamheden zijn:

• Agendabeheer, plannen van (complexe) afspraken;
• Voorbereiden en organiseren van bijeenkomsten;
• Notuleren, actie- en besluitenlijsten opstellen, opvolging van afgesproken acties;
• Mailbox beheer en administratieve ondersteuning;
• Organiseren van allerlei (interne) bijeenkomsten, maar ook teamuitjes, teambuildingsessies en heidagen;
• Ondersteuning R&O cyclus.

Wij vragen

• Mbo/hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 2 – 3 jaar relevante werkervaring;
• Beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Affiniteit met ict;
• Accuratesse en resultaatgerichtheid.

Wij bieden

• Een afwisselende en uitdagende baan voor 32-40 uur (0,8 – 1,0 fte) in een informele en collegiale sfeer met een hoog ambitieniveau;
• SURF biedt uitgebreide opleidingsmogelijkheden en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Deze functie heeft een salarisrange van 2537 – 4436 EUR bruto op basis van fulltime;
• 8,33% vakantiegeld, een vaste eindejaarsuitkering van 8,33%;
• 36 vakantiedagen per jaar (op basis van een 40-urige werkweek);
• Wij bieden de mogelijkheid tot hybride werken en je ontvangt een thuiswerkvergoeding op de thuiswerkdagen;
• Een NS-Businesscard 1e klas;
• Ons kantoor Utrecht is gevestigd op loopafstand van Utrecht CS.
• In eerste instantie zal het contract voor een jaar zijn, met de intentie om na een jaar dit om te zetten naar een vast dienstverband.

SURF doet haar werving met veel plezier zelf, acquisitie wordt daarom niet op prijs gesteld.