Contractbeheerder

Wil jij bijdragen aan het ICT fundament van het onderwijs en onderzoek van morgen? Heb jij een scherp oog voor detail, krijg je energie van een feilloze administratie en schakel jij moeiteloos met collega’s van verschillende afdelingen en met diverse rollen? Bij SURF zijn we op zoek naar een gestructureerde, nauwkeurige en communicatief vaardige Contractbeheerder.

Hier ga je werken

SURF is de ict-coöperatie van Nederlandse onderwijs- en onderzoeksinstellingen. Samen met hen werken we aan digitale diensten en complexe innovatievraagstukken om de kwaliteit van onderwijs en onderzoek te verhogen.

Wie bij SURF werkt, werkt bij een unieke en open organisatie. Dat merk je aan alles: de structuur van de organisatie, de opzet van de projectteams, de cultuur op onze kantoren en de onderlinge sfeer. SURF biedt uitstekende arbeidsvoorwaarden en gaat flexibel om met de werk/privé-balans. Medewerkers werken graag zelfstandig. Daarnaast krijgt iedereen de ruimte en de vrijheid om talenten zo goed en breed mogelijk in te zetten en te ontwikkelen.

In dit team kom je terecht

Je zal werken in het team Procurement & Contractmanagement, waar je samen met twee contractmanagers, het totale portfolio van contracten overziet. Het team is een multidisciplinair team van zo’n 25 inkopers en contractmanagers binnen de unit Procurement & Delivery van SURF.

Dit ga je doen

Contractmanagement is voor onze organisatie een strategisch speerpunt en daarom krijg je bij ons alle ruimte om actief mee te denken over het verder optimaliseren en automatiseren van onze werk processen. Samen met je collega’s van team Procurement & Contractmanagement help je mee met het zorgvuldig administreren van overeenkomsten. Deze worden ingezet voor een breed portfolio van producten en diensten die SURF aan Nederlandse onderwijs- en onderzoeksinstellingen aanbiedt. Daarnaast ondersteun je ook bij de contracten die voor de bedrijfsvoering van SURF worden afgesloten.

Als Contractbeheerder ben jij het centrale aanspreekpunt voor contractbeheer binnen onze organisatie. Je beheert een zeer diverse portefeuille: van kleinschalige overeenkomsten voor licenties tot grootschalig en complexe contracten met strategische partners. Jij zorgt ervoor dat elk contract de juiste route doorloopt en dat alle afspraken glashelder zijn geadministreerd en beheerd.

Jouw belangrijkste taken zijn: ·

• Archiveren & Administreren: Je zorgt voor een vlekkeloze, digitale archivering van alle inkoopcontracten in ons systeem (AFAS en MS SharePoint). Je registreert o.a. looptijden, opzegtermijnen en indexeringen nauwkeurig.
• Helikopter view op bewaking: Geen ongewenste of stilzwijgende verlengingen meer. Jij houdt verlengings- en opzegdata strak in het vizier, zodat we altijd op het juiste moment in gesprek gaan – of het nu gaat om opzeggen of scherp heronderhandelen.
• Interne Spil: Je staat in nauw contact met álle teams binnen SURF. Je helpt hen met vragen over lopende afspraken en zorgt dat contractuele verplichtingen intern bekend zijn.
• Kwaliteitscontrole: Je controleert of nieuwe opgevoerde contracten compleet zijn, voldoen aan onze interne richtlijnen en correct zijn geaccordeerd via de juiste workflows.
• Procesverbetering: Je denkt actief mee over de verdere optimalisatie van onze contractprocessen en het optimaal inzetten van ons systeem.

Dit breng je mee

Je bent administratief ijzersterk en organisatorisch flexibel. Je raakt niet snel overweldigd door een grote hoeveelheid data en vindt het leuk om structuur aan te brengen.

Verder neem je mee:

• Minimaal een afgeronde mbo-4 of hbo-opleiding in een juridische, bedrijfskundige of financiële richting.
• Werkervaring in contractbeheer, contractadministratie of een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Ervaring met ERP-systemen (ervaring met AFAS en de module Contractbeheer is een hele grote pré).
• Een proactieve werkhouding en een gezonde dosis accuratesse.
• Communicatieve en organisatorische vaardigheden; je kunt een diverse groep interne collega’s adviseren en begeleiden/ondersteunen;
• Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Affiniteit met contractmanagement methodieken, zoals CATS CM methodiek, is een pré;

Bij SURF doen we onze werving met veel plezier zelf, acquisitie stellen we daarom niet op prijs.